Was eine Abmahnung bewirkt und wie Sie darauf reagieren

Was eine Abmahnung überhaupt ist

Eine Abmahnung ist die schriftliche Rüge eines bestimmten Verhaltens, verbunden mit der Warnung: Wiederholt sich das, steht Ihr Job auf dem Spiel. Sie hat zwei Aufgaben zugleich: Sie hält Ihnen ein bestimmtes Fehlverhalten vor Augen, und sie warnt Sie vor den Folgen, wenn Sie es wiederholen.

Eine Abmahnung ist selbst noch keine Kündigung. Sie kann aber der erste Schritt zu einer Kündigung sein. Bei vielen Kündigungen wegen eines Fehlverhaltens verlangt das Gericht, dass vorher mindestens einmal abgemahnt wurde, weil eine Abmahnung das mildere Mittel ist. Nur bei sehr schweren Fällen darf der Arbeitgeber sie überspringen.

Muss ich eine Abmahnung unterschreiben

Nein. Kein Gesetz verpflichtet Sie dazu, eine Abmahnung zu unterschreiben. Verlangt der Arbeitgeber trotzdem eine Unterschrift, bestätigen Sie damit nur, dass Sie das Schreiben erhalten haben, nicht dass der Inhalt stimmt. Wollen Sie das klarstellen, schreiben Sie von Hand daneben: nur zur Kenntnis genommen, Inhalt bestritten.

Wirksam ist eine Abmahnung auch ohne Ihre Unterschrift, solange der Arbeitgeber beweisen kann, dass sie bei Ihnen angekommen ist, etwa durch eine Zeugin, ein Einschreiben oder eine persönliche Übergabe. Eine verweigerte Unterschrift ändert daran nichts.

Welche Voraussetzungen eine Abmahnung erfüllen muss

Eine Abmahnung ist nur dann berechtigt, wenn sie mehrere Bedingungen erfüllt. Fehlt eine davon, können Sie sich dagegen wehren.

• Sie muss ein bestimmtes, konkretes Verhalten benennen, mit Datum und Vorfall. Ein allgemeiner Vorwurf reicht nicht.
• Der Vorwurf muss inhaltlich stimmen. Beruht die Abmahnung auf einem falschen Sachverhalt, ist sie unwirksam.
• Sie muss klar sagen, dass eine Wiederholung Folgen für Ihren Job hat.
• Sie muss verhältnismäßig sein: Ein kleiner Fehler rechtfertigt keine überzogene Reaktion.
• Sie muss zum selben oder einem ähnlichen Verhalten passen wie eine spätere Kündigung, sonst trägt sie diese nicht.

Das Bundesarbeitsgericht hat 2021 bestätigt: Allgemeine Vorwürfe reichen für eine Abmahnung nicht aus, das beanstandete Verhalten muss konkret benannt sein. Prüfen Sie deshalb als Erstes, ob in der Abmahnung wirklich ein bestimmter Tag, ein bestimmter Vorfall und eine bestimmte Handlung stehen.

Was es kostet, sich gegen eine Abmahnung zu wehren

Sich gegen eine Abmahnung zu wehren, kostet Sie zunächst nichts. Eine Gegendarstellung können Sie selbst schreiben. Ziehen Sie einen Anwalt hinzu, kostet Sie ein erstes Gespräch höchstens 190 Euro, wenn Sie vorher keinen anderen Preis vereinbaren.

Geht der Streit vor Gericht, weil Sie auf Entfernung der Abmahnung klagen, setzt das Gericht dafür meist ein Bruttomonatsgehalt als Grundlage für die Kosten an. Bei mehreren Abmahnungen zusammen sind das höchstens drei Monatsgehälter. Landet der Streit am Ende doch bei einer Kündigung, sind Sie damit nicht allein: 2025 haben die Arbeitsgerichte 202.933 Verfahren rund um den Job bearbeitet.

Wie Sie sich gegen eine unberechtigte Abmahnung wehren

Halten Sie eine Abmahnung für falsch oder überzogen, haben Sie mehrere Wege, ohne sofort vor Gericht zu gehen.

1. Lesen Sie die Abmahnung genau und schreiben Sie auf, was aus Ihrer Sicht falsch ist, möglichst mit Datum und Zeugen.
2. Reichen Sie eine schriftliche Gegendarstellung ein. Der Arbeitgeber muss sie auf Verlangen zu Ihrer Akte nehmen.
3. Bitten Sie um Einsicht in Ihre Personalakte, um zu prüfen, was dort wirklich steht.
4. Verlangen Sie schriftlich die Rücknahme der Abmahnung, wenn Sie sie für falsch halten.
5. Reagiert der Arbeitgeber nicht, können Sie vor dem Arbeitsgericht auf Entfernung aus der Akte klagen.

Für eine solche Klage gibt es keine feste Frist, anders als bei einer Kündigung. Sie können sich auch noch Monate später gegen eine Abmahnung wehren, solange Sie im Betrieb arbeiten. Warten Sie trotzdem nicht zu lange: Je länger die Abmahnung unwidersprochen in der Akte liegt, desto schwerer wird es, sich später noch an die Einzelheiten zu erinnern.

Was eine Abmahnung für Ihren Job bedeutet

Auch eine berechtigte Abmahnung beendet Ihren Job nicht. Sie hat aber Folgen, die über die Akte hinausgehen. Sie kann eine spätere Kündigung wegen desselben oder eines ähnlichen Verhaltens erst möglich machen, und sie kann bei Beförderungen oder im Zeugnis eine Rolle spielen.

Direkt genannt wird eine Abmahnung im Zeugnis nicht, dafür ist es zu detailliert für ein Zeugnis, das Ihr Fortkommen nicht unnötig erschweren soll. Das Verhalten, das zu ihr geführt hat, kann aber die Bewertung Ihrer Leistung oder Ihres Verhaltens im Zeugnis mit beeinflussen, besonders wenn es sich wiederholt hat.

Was passiert, wenn aus der Abmahnung eine Kündigung wird

Manchmal bleibt es nicht bei der Abmahnung, und der Arbeitgeber kündigt wegen desselben oder eines ähnlichen Verhaltens. Dann gilt ab dem Tag des Zugangs eine ganz eigene Frist: Sie haben drei Wochen Zeit, dagegen zu klagen, unabhängig davon, was mit der Abmahnung passiert. Was Sie dann als Erstes prüfen sollten, lesen Sie unter Kündigung erhalten? Das sollten Sie jetzt prüfen.

Vor Gericht prüft der Richter dann auch, ob die vorherige Abmahnung überhaupt passte, wirksam war und rechtzeitig erfolgte. Eine unwirksame Abmahnung kann deshalb auch eine spätere Kündigung zu Fall bringen. Genau deshalb lohnt es sich, schon bei der Abmahnung selbst genau hinzuschauen und nicht erst bei der Kündigung.